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📧 Email Automation - Invia Email Personalizzate

Guida per creare template email, schedularle e tracciare i risultati.

📨 Crea un Template Email

Passo 1: Accedi alla Sezione Email

  1. Clicca "EMAIL" nel menu
  2. Clicca "Nuovo Template"

Passo 2: Nome Template

Inserisci il nome del template: - ✅ "First Contact - Tech Companies" - ✅ "Follow-up After 3 Days" - ✅ "Special Offer Email"

Passo 3: Scrivi Soggetto

Il soggetto è importantissimo! Colpisce il primo impatto.

Buoni soggetti: - ✅ "Scopri come aumentare le vendite del 30%" - ✅ "Quick question about your tech stack" - ✅ "Opportunità per [Settore] companies"

Cattivi soggetti: - ❌ "Hello" - ❌ "Important" - ❌ "Check this out"

Passo 4: Scrivi Corpo Email

Scrivi il messaggio principale.

Formula efficace: 

1. SALUTO PERSONALE
   Ciao [First Name],

2. HOOK (Cattura attenzione)
   Ho notato che lavori in [Company]...
   Penso potremmo aiutarvi con [problema]

3. PROPOSIZIONE DI VALORE
   Offriamo [soluzione] che ha aiutato
   aziende come [competitor] a [risultato]

4. CALL TO ACTION
   Avrei 15 minuti per una call?
   Dimmi pure se ti interessa.

5. CHIUSURA PERSONALE
   [First Name], rimango in attesa

   Cordiali saluti,
   Marco Rossi

Passo 5: Personalizzazione

Puoi usare placeholder che si riempiono automaticamente:

[First Name]    → Sostituisce con il nome del lead
[Last Name]     → Cognome
[Company]       → Azienda
[Email]         → Email
[Role]          → Posizione lavorativa
[Settore]       → Settore aziendale

Esempio email personalizzata: 

Ciao [First Name],

Ho visto che lavori in [Company] come [Role].
Il vostro settore [Settore] è affascinante.

Potremmo aiutarvi con...

Disponibile per una call?

Cordiali,
Marco

Quando mandi l'email, i placeholder si riempiono con i dati del lead!

Passo 6: Salva Template

Clicca "Salva Template"

✅ Il template è salvato e pronto!

📅 Schedula Email

Step 1: Scegli Campagna

  1. Clicca "Invia Email" dalla campagna
  2. Seleziona il template che vuoi usare

Step 2: Scegli Data e Ora

  1. Clicca "Schedula Invio"
  2. Scegli:
  3. Data: Quando vuoi inviare (es: 25 Maggio 2026)
  4. Ora: A che ora (es: 9:00 AM)
  5. Fuso orario: Quello configurato nel workspace

💡 Consigli: - Invia durante ore di lavoro (9-11 AM, 14-16) - Evita week-end - Test con piccoli gruppi prima

Step 3: Conferma

  1. Rivedi email e lead
  2. Clicca "Conferma Invio"

✅ Le email partiranno all'ora indicata nel fuso orario del workspace.

👀 Monitora Email

Dopo l'invio puoi vedere in tempo reale:

Status Email: 

📧 SENT       → Email inviata al server
📨 DELIVERED  → Email recapitata
💌 OPENED     → Email aperta da lead
🔗 CLICKED    → Lead ha clicato un link
📞 REPLIED    → Lead ha risposto
❌ BOUNCED    → Email non consegnabile

Dove vedi questi dati: 1. Vai alla campagna 2. Clicca "Monitora Email" 3. Vedi lo status di ogni email

📊 Analizza Performance

Metriche Importanti:

Metrica Formula Cosa Significa
Send Rate Email inviate / lead Quante email mandiamo
Delivery Rate Delivered / sent Quante arrivano (non bounce)
Open Rate Opened / delivered % che legge l'email
Reply Rate Replied / opened % che risponde
Conversion Rate Converted / sent % che diventa cliente

Interpretazione: - Open rate 25%+ = buono - Open rate 5-10% = medio (migliora soggetto) - Reply rate 10%+ = eccellente - Bounce rate < 3% = buono

💪 Come Migliorare le Email

Se l'Open Rate è Basso (< 10%)

→ Cambia il soggetto 

❌ Cattivo: "Update"
✅ Buono: "Come [Company] aumentò revenue del 40%"

Se il Reply Rate è Basso (< 5%)

→ Migliora il corpo dell'email 

❌ Lunghezza: 200 parole (troppo lungo)
✅ Lunghezza: 50-100 parole (veloce da leggere)

❌ Generico: "Possiamo aiutarvi"
✅ Specifico: "Abbiamo aiutato [competitor] a ridurre costi del 30%"

Se il Bounce Rate è Alto (> 5%)

→ Miglior qualità dei lead - Verifica che le email siano valide - Usa dati Apollo verificati - Pulisci liste vecchie

🤖 AI-Powered Email Generation (Avanzato)

Se il workspace ha Claude integrato, puoi usare AI per generare email:

  1. Clicca "Genera con AI"
  2. Scegli il "tone" (professionale, amichevole, aggressivo)
  3. Scrivi il prompt: "Email di cold outreach per CEO di startup tech"
  4. AI genera 3 versioni
  5. Scegli quella che preferisci
  6. Modifica/affina come vuoi

❓ FAQ - Email Automation

D: Posso mandare email subito o devo schedularle?
A: Puoi fare entrambi! "Invia adesso" oppure "Schedula per dopo"

D: Quante email posso mandare al giorno?
A: Dipende dal piano. Vai in Settings per vedere il limite.

D: Se una email bounca, che succede?
A: Il lead passa a status "Error" e non riceve altri messaggi fino a fix manuale.

D: Posso tracciare i click nei link?
A: Sì! Tracciamo automaticamente link cliccati.

D: Posso mandare allegati?
A: Attualmente no, ma puoi mettere link a Drive/Dropbox nel corpo.

📊 Monitora Follow-up Email

Come Vedere i Dati dei Follow-up

Se hai una campagna con Step 1, Step 2, Step 3:

  1. Vai a CAMPAIGNS
  2. Clicca sulla tua campagna
  3. Clicca tab EMAIL
  4. Vedi tutti gli step con metriche separate

Metriche per Ogni Step

Ogni step ha le sue metriche:

Step 1 (Primo contatto): 

📧 Sent: 12
📨 Delivered: 11 (91%)
💌 Opened: 4 (36%)
🔗 Clicked: 2 (18%)
📞 Replied: 1 (9%)
❌ Bounced: 1

Step 2 (Follow-up): 

📧 Sent: 11 (solo chi non ha risposto a Step 1)
📨 Delivered: 11 (100%)
💌 Opened: 6 (55%) ← Spesso MIGLIORE di Step 1!
🔗 Clicked: 3 (27%)
📞 Replied: 2 (18%) ← Più persone rispondono qui

Step 3 (Ultimo tentativo): 

📧 Sent: 9 (solo chi non ha risposto a Step 1 e 2)
📨 Delivered: 9 (100%)
💌 Opened: 3 (33%)
🔗 Clicked: 1 (11%)
📞 Replied: 1 (11%)

Interpretazione Dati Follow-up

Se Step 2 ha open rate più alto di Step 1: ✅ Normale e positivo! Il follow-up spesso ottiene più attenzione. - Motivo: Il lead ha visto il primo email ma era occupato, ora ha più tempo. - Azione: Mantieni lo stesso tono/tema per continuità.

Se Step 2 ha reply rate molto più alto: ✅ Eccellente! Significa che il timing configurato per il follow-up sta funzionando bene. - Il lead ha avuto tempo di considerare - L'urgenza gentile del follow-up funziona

Se Step 3 ha bassi numeri: ✅ Atteso. Chi non ha risposto a Step 1 e 2 spesso non risponde. - Azione: Considera se Step 3 vale la pena (dipende dal conversione rate)

Confronto Step per Prendere Decisioni

Domanda: Quale step è più efficace?

Confronta le metriche:

                Step 1    Step 2    Step 3
Open Rate:      36%       55%       33%
Reply Rate:      9%       18%       11%
Bounce Rate:     8%        0%        0%

Conclusione: Step 2 è il più efficace (55% open, 18% reply).

Azione: Se vuoi modificare il template, lavora sul Step 2 per massimizzare la risposta.

Quando i Follow-up Arrivano Davvero

Un punto importante: Il sistema invia i follow-up automaticamente rispettando l'ora della campagna e i delay configurati.

Non serve controllare i log o fare nulla manualmente: - ✅ Day 0: Step 1 automaticamente inviato - ✅ Step 2 automaticamente inviato dopo il delay configurato dal Step 1 - ✅ Step 3 automaticamente inviato dopo il delay configurato dal Step 2

Puoi stare tranquillo che il timing è rispettato! 🎯

🆘 Troubleshooting

Problema: Email non viene mandata all'ora indicata
Soluzione: Verifica che la campagna sia attiva, che la data/ora siano future e che il workspace abbia il fuso orario corretto nelle impostazioni.

Problema: Soggetto tronco nella email
Soluzione: Fai il soggetto più corto (max 60 caratteri per mobile-friendly)

Problema: Placeholder non si riempisce [First Name]
Soluzione: Verifica che il lead abbia effettivamente first_name nel profilo.

Problema: Molti bounce
Soluzione: Verifica email valide, ripulisci lista, usa dati Apollo verificati.

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