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🎯 Campaigns - Gestisci le Tue Campagne

Guida per creare, organizzare e gestire le tue campagne di outreach.

➕ Crea una Nuova Campagna

Passo 1: Nome Campagna

  1. Clicca "CAMPAIGNS" nel menu
  2. Clicca "Nuova Campagna"
  3. Inserisci il nome (es: "Q2 Tech Outreach 2026")

Buoni nomi: - ✅ "Q2 2026 Technology Companies" - ✅ "Finance Directors - North Italy" - ✅ "SaaS Founders Outreach"

Non buoni nomi: - ❌ "Campaign 1" (troppo generico) - ❌ "Test" (non specifico)

Passo 2: Descrizione (Opzionale)

Aggiungi una breve descrizione: - Settore target - Ruolo target - Obiettivo della campagna

Esempio: 

Target: Technology Companies in Italy
Role: CTO, VP Engineering
Goal: Book demos for product X

Passo 3: Seleziona Lead

  1. Vedi la lista di tutti i lead
  2. Seleziona i lead per questa campagna (checkbox)
  3. Clicca "Crea Campagna"

✅ La campagna è creata!

💡 Bonus: Crea Buyer Personas Direttamente dalla Campagna

Mentre stai creando la campagna, puoi aggiungere rapidamente nuove buyer personas senza uscire dal flusso:

Come funziona: 1. Durante la creazione della campagna, vedrai una sezione "Nuova buyer persona" 2. Compila i campi: - Nome persona (es. "Mario, il consulente") - Ruolo (es. "CEO", "Direttore Marketing") 3. Clicca "Crea Persona" 4. Vedrai un'animazione ⚙️ "Creando persona..." mentre il sistema crea la persona in background

Dopo la creazione (Success State): - Appare ✅ "Persona creata!" con i dettagli - Puoi scegliere di: - "Vai a Personas e modifica →" - Vai al tab Personas per editare dettagli avanzati (tono, istruzioni, ecc.) - "Continua nella campagna" - Rimani nella campagna e crea un'altra persona se vuoi

Vantaggi: - ✅ Creare personas al volo senza interrompere il flusso di creazione campagna - ✅ Feedback visivo chiaro durante la creazione - ✅ La persona è subito disponibile nel sistema - ✅ Puoi continuare a creare altre personas o completare la campagna

📋 Visualizza Campagne

Clicca "CAMPAIGNS" per vedere tutte le tue campagne.

Per ogni campagna vedi: - Nome della campagna - # Lead - quanti lead sono in questa campagna - Status - Attiva, In pausa, Completata - Email Sent - quante email inviate - Open Rate - % di email aperte - Reply Rate - % di risposte ricevute

⚙️ Gestisci una Campagna

Modifica Campagna

  1. Clicca sulla campagna
  2. Clicca "Modifica"
  3. Cambia nome, descrizione, lead
  4. Clicca "Salva"

Pausa Campagna

Se non vuoi mandarla avanti al momento: 1. Clicca sulla campagna 2. Clicca "Pausa" (icon pausa) 3. La campagna entra in pausa 4. Potrai riprenderla dopo

Riprendi Campagna

Se era in pausa: 1. Clicca sulla campagna 2. Clicca "Riprendi" (icon play) 3. La campagna ricomincia

Completa Campagna

Quando finisci una campagna: 1. Clicca sulla campagna 2. Clicca "Completa" 3. La campagna va in archivio 4. Vedrai comunque i risultati

Duplica Campagna

Quando duplichi una campagna:

  • viene copiata la campagna
  • vengono copiati anche gli step della sequenza
  • i lead non vengono copiati

Dopo la duplicazione: 1. Rinomina la nuova campagna 2. Vai nel tab Lead 3. Assegna manualmente i lead alla nuova campagna

Il sistema mostra anche un promemoria con link diretto al tab Lead.

🔀 Consolidamento Campagne (Merge)

Se hai due campagne simili che vuoi unire in una:

Scenario Esempio

Hai: - "Recruiting Campaign A" (15 lead) - "Recruiting Campaign B" (12 lead)

Vuoi unire in una sola: "Sistema Recruiting CARE"

Come Fare (per Admin)

Contact l'amministratore - ha un tool speciale per unire campagne.

🤖 Fit Score Automatico per Servizio

Quando assegni un lead a una campagna che ha un servizio associato, il sistema calcola automaticamente il Fit Score - un punteggio di compatibilità tra il lead e il servizio.

Come Funziona

Lead assegnato a campagna + campagna ha servizio
         ↓
Sistema analizza automaticamente il lead
         ↓
Calcola Fit Score vs il servizio (0-100)
         ↓
Fit Score salvato e visualizzabile nel lead

Cosa Succede Automaticamente

Quando assegni uno o più lead a una campagna:

  1. ✅ Assegnazione: Lead vengono assegnati alla campagna
  2. 🤖 Fit Score Auto-Calculate: Se la campagna ha un servizio, il sistema triggera il calcolo
  3. 📊 Risultati Salvati: Fit score, confidence level e breakdown vengono salvati per ogni lead

Non devi fare nulla – il sistema calcola tutto da solo in background!

Fit Score Levels

Score Significato Azione Consigliata
70-100 Altissima corrispondenza 🟢 Contatta subito
50-69 Buona corrispondenza 🟡 Includi nel follow-up
30-49 Corrispondenza moderata 🔵 Valuta case-by-case
0-29 Bassa corrispondenza 🔴 Considera riassegnazione

Confidence Level

Ogni fit score include un Confidence Level (0-100): - 80-100: Sistema molto sicuro della valutazione - 50-79: Abbastanza sicuro, potrebbe migliorare con più info - <50: Lead sottoenricchito - consigliamo di aggiungere dettagli

💡 Suggerimenti Intelligenti Campagne

Vuoi scoprire quale campagna è MIGLIORE per un lead? Usa la feature Suggerisci Campagna:

Hai un lead interessante ma non sai quale campagna è più adatta?
         ↓
Clicca "Suggerisci Campagna" nel lead
         ↓
Sistema analizza fit_score vs TUTTI i servizi
         ↓
Ti mostra:
  🥇 Miglior campagna con fit_score
  🥈 Alternativa 1
  🥉 Alternativa 2

Esempio

Lead: "Marco - CTO @ Startup Tech"

Sistema consiglia:
  🥇 Cloud Migration (Fit Score 85%)
     "Altissima corrispondenza"

  🥈 Cybersecurity (Fit Score 52%)

  🥉 Team Augmentation (Fit Score 38%)

Vantaggi: - Scopri automaticamente i lead ideali per ogni servizio - Riassegna i lead a campagne migliori basandoti sui dati - Massimizza il ROI contattando i lead con miglior compatibilità

📊 Analytics Campagna

Dentro ogni campagna vedi i dati:

Metriche Principali: 

📧 EMAIL SENT          → 50 email inviate
💌 OPENED              → 15 aperte (30%)
📞 REPLIED             → 5 risposte (10%)
✅ CONVERTED           → 2 clienti (4%)
⏰ AVG RESPONSE TIME   → 2 giorni

Cosa Significa: - Open Rate (30%) = 30% delle persone ha aperto l'email - Reply Rate (10%) = 10% ha risposto - Conversion Rate (4%) = 4% è diventato cliente

🎯 Best Practices Campagne

✅ FAI: - Dai nomi descrittivi e specifici - Crea campagne per segmento (per ruolo, settore, geo) - Monitora gli open rate e reply rate - Archiva le campagne completate - Testa con piccole campagne prima di scalare

❌ NON FARE: - Creare troppe piccole campagne (consolidare) - Inviare email non personalizzate - Ignorare i dati di performance - Tenere 100+ campagne attive contemporaneamente

💡 Strategie di Campagna

Segmentazione

Crea campagne diverse per: - Settore: Tech, Finance, Manufacturing - Ruolo: CTO, CFO, CEO - Geo: North Italy, Milan, Rome - Tamaño: Startup (0-10 emp), SMB (10-100), Enterprise (100+)

Testing

  1. Crea campagna small (10-20 lead)
  2. Misura open/reply rate
  3. Migliora il messaggio
  4. Scala con più lead

Follow-up Automatico (IMPORTANTE!)

Il sistema invia automaticamente fino a 3 email in sequenza, rispettando i delay configurati nella campagna:

  1. Step 1 (Giorno 0): Prima email - Introduzione + problema
  2. Step 2: Follow-up gentile dopo il delay configurato dal Step 1
  3. Step 3: Ultimo tentativo dopo il delay configurato dal Step 2

⚠️ Non devi fare nulla - il sistema manda tutto automaticamente!

Esempio Timeline: 

Lunedì 1 Maggio @ 09:00
└─ 📧 Step 1 inviato

Lunedì 8 Maggio @ 09:00 (delay configurato dopo Step 1)
└─ 📧 Step 2 inviato automaticamente

Giovedì 11 Maggio @ 09:00 (delay configurato dopo Step 2)
└─ 📧 Step 3 inviato automaticamente

Vantaggi: - ✅ Non dimentichi i follow-up - ✅ I timing sono sempre rispettati - ✅ Nessun lead riceve Step 1 e Step 2 lo stesso giorno - ✅ Puoi monitorare tutti i dati in tempo reale

📧 Come Funziona il Follow-up Email Timing (Sistema Automatico)

La Domanda Importante

"Può capitare che io riceva Step 1 e Step 2 lo stesso giorno?"

Risposta: NO! ✅ Il sistema rispetta sempre i delay configurati e non invia piu email allo stesso lead nello stesso giorno.

Timeline Garantita

Quando avvii una campagna con Step 1, Step 2 e Step 3:

┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ GIORNO 0                                                     │
│ ├─ 🚀 Campagna avviata a 09:00                              │
│ └─ 📧 Step 1 INVIATO                                         │
│                                                              │
│ ┌──────────────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ Step 2 già preparato dal sistema (in attesa)            │ │
│ │ Sarà attivato quando Step 1 avrà raggiunto il suo delay │ │
│ └──────────────────────────────────────────────────────────┘ │
│                                                              │
├──────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ GIORNO X                                                     │
│ └─ 📧 Step 2 INVIATO AUTOMATICAMENTE (delay dopo Step 1)     │
│                                                              │
│ ┌──────────────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ Step 3 già preparato dal sistema (in attesa)            │ │
│ │ Sarà attivato quando Step 2 avrà raggiunto il suo delay │ │
│ └──────────────────────────────────────────────────────────┘ │
│                                                              │
├──────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ GIORNO Y                                                     │
│ └─ 📧 Step 3 INVIATO AUTOMATICAMENTE (delay dopo Step 2)     │
│                                                              │
│ ✅ CAMPAGNA COMPLETATA                                       │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘

Come Funziona Dietro le Quinte

Quando avvii una campagna:

  1. Generazione: Il sistema crea TUTTI i 3 step subito
  2. Step 1: Marcato come "pronto" ✅
  3. Step 2: Marcato come "in attesa" ⏳

  4. Step 3: Marcato come "in attesa" ⏳

  5. Invio Step 1: All'ora configurata nella campagna, Step 1 viene inviato

  6. Preparazione Step 2: Il sistema automaticamente prepara Step 2

  7. Lo attiva dopo il delay configurato da Step 1

  8. Cambia stato da "in attesa" a "pronto"

  9. Invio Step 2: Quando arriva il suo momento, Step 2 viene inviato

  10. Preparazione Step 3: Il sistema automaticamente prepara Step 3

  11. Lo attiva dopo il delay configurato da Step 2

  12. Cambia stato da "in attesa" a "pronto"

  13. Invio Step 3: Quando arriva il suo momento, Step 3 viene inviato

Cosa Vedi nel Dashboard

Nel tab EMAIL della campagna vedrai:

Step 1
├─ Status: SENT ✅
├─ Sent At: 1 Maggio @ 09:00
└─ Recipients: 12

Step 2  
├─ Status: SENT ✅
├─ Sent At: 8 Maggio @ 09:00 (+delay dal Step 1)
└─ Recipients: 12

Step 3
├─ Status: SENT ✅
├─ Sent At: 11 Maggio @ 09:00 (+delay dal Step 2)
└─ Recipients: 12

Monitoraggio in Tempo Reale

Puoi controllare lo stato dei follow-up qui:

  1. Vai alla CAMPAIGNS
  2. Clicca sulla tua campagna
  3. Clicca il tab EMAIL
  4. Vedi tutti gli step con:
  5. ✅ Status (SENT, DELIVERED, OPENED, CLICKED, REPLIED)
  6. 📅 Data e ora invio
  7. 📊 Metriche (open rate, reply rate, bounce rate)

Best Practices per Follow-up

✅ FAI: - Usa 3-step campaign (il timing ottimale) - Varia il tono tra gli step - Step 1: Introduzione professionale - Step 2: Valore aggiunto, risorse utili - Step 3: Urgenza gentile, ultima opportunità - Monitora le metriche per ogni step - A/B testa i soggetti

❌ NON FARE: - Imposta delay coerenti con il tuo ciclo commerciale - Non inviare step aggiuntivi manualmente (il sistema li manda automaticamente) - Non preoccuparti dei timing (il sistema se ne occupa)

Cosa Succede se un Lead non Risponde?

Il sistema continua a seguire la timeline anche se il lead non apre/non risponde:

Lead IGNORA Step 1 (non aperto)
       ↓
Step 2 arriva comunque quando il suo delay e il suo orario sono maturi
       ↓
Se lead APRE Step 2, vedi nel tab EMAIL: "Opened" ✅
       ↓
Se lead non risponde, Step 3 arriva comunque quando matura dopo Step 2

Non serve agire manualmente - il sistema invia tutto secondo il timing!

Domande Frequenti sul Timing

D: Posso cambiare i delay tra gli step?
A: Si, i delay dipendono dalla configurazione della campagna.

D: E se un lead non apre Step 1?
A: Step 2 arriva comunque quando matura il suo delay. Spesso il follow-up ottiene risposta anche da chi ha ignorato Step 1.

D: E se un lead risponde a Step 1?
A: Idealmente interrompi la campagna per quel lead (lo puoi fare manualmente). Altrimenti continua con Step 2 - di solito il lead lo ignora se già in conversazione.

D: Posso aggiungere Step 4?
A: Attualmente il sistema supporta 3 step. Se vuoi più follow-up, parla con l'admin.

D: A che ora vengono inviate le email?
A: All'ora configurata nella campagna, nel fuso orario del workspace. Non cambia tra i giorni.

D: Posso mandare i follow-up il weekend?
A: No, il sistema salta automaticamente i weekend. Se Step 2 cade sabato, viene inviato lunedì.

❓ FAQ - Campaigns

D: Quanti lead posso mettere in una campagna?
A: Illimitati! Puoi mettere 1000+ lead se vuoi.

D: Posso cambiare i lead di una campagna dopo crearla?
A: Sì! Clicca modifica e aggiungi/rimuovi lead.

D: Se elimino una campagna, cosa succede ai lead?
A: I lead rimangono nel sistema, solo assegnazione alla campagna viene cancellata.

D: Qual è il reply rate buono?
A: Dipende dal settore, ma 5-15% è considerato buono. 20%+ è eccellente!

D: Posso avere lead in più campagne contemporaneamente?
A: No, ogni lead può essere in una sola campagna.

🆘 Troubleshooting

Problema: Non vedo i miei lead nel form di creazione
Soluzione: Forse sono già in un'altra campagna. Vedi la lista di tutti i lead in "LEAD" → filtra per "Imported"

Problema: Voglio aggiungere lead a una campagna esistente
Soluzione: Clicca sulla campagna, modifica, aggiungi lead, salva

Problema: La campagna è sparita
Soluzione: Potrebbe essere archiviata. Scorri in basso per vedere campagne archiviate.

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